Newsletter Datenbestand aufräumen

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Herbstputz muss sein – auch bei Datenbanken. Vor allem bei Datenbanken in denen E-Mail Adressaten schlummern. Über die Jahre sammeln sich in Newsletter-Verteilern viele Adressen an, die nicht mehr aktiv genutzt werde oder schlicht ungültig sind, sowie User die vergessen haben, warum (und ob sie) diesen Newsletter abonniert haben. Außerdem gibt es verständlicherweise Abonnenten die sich für das Thema nicht mehr interessieren – das kann insbesondere bei Webseiten zu Themen, die für den Menschen oft nur kurzzeitig relevant sind wie Hochzeiten, Schwangerschaften etc ein großes Problem sein. Also gilt es ab und an diese Daten zu pflegen und zu reduzieren.

Wir haben das heute bei einem Projekt aus unserem Hause durchgeführt. Bereits seit 1997 betreiben wir ein Angebot im Netz, bei dem bis heute rund 30.000 Newsletter Abonnenten registriert sind. Ein kleiner Teil der E-Mail Adressen stammt noch aus einer Zeit als wir nicht mit Double-Opt-In und IP- und Zeitstempeln gearbeitet haben.

Was das bedeutet:

Nach der aktuellen Rechtslage dürfen Newsletter Abonnements nur noch via Double-Opt-In angeboten werden. Ein Verfahren, bei dem der User seine E-Mail Adresse verifizieren muss. D.h., wenn er sich auf einer Webseite zum Empfang eines Newsletters anmeldet, generiert der Webserver eine E-Mail an den User. In dieser E-Mail wird er darüber informiert, dass soeben eine Anmeldung mit seinem Namen und seiner E-Mail verzeichnet wurde. Um diese zu bestätigen klickt er auf einen Link und erst danach wird er in den Verteiler aufgenommen.
Das ist soweit gängige Praxis, wir sammeln noch die IP Adressen des Users beim ausfüllen des Formulares und beim Klicken auf den Link. Einfach aus dem Grunde, weil es schon Gerichtsurteile gab, in denen das unerwünschte Zustellen einer Double-Opt_in Mail geahndet wurde. Durch das Speichern der IP und der Uhrzeit kann stets der Nachweis geführt werden, wer diesen Versand initiiert hat.


Im ersten Schritt haben wir alle nicht innerhalb der letzten sechs Monate bestätigen User angeschrieben und sie auf ihr schlummerndes Abonnement hingewiesen und sie gebeten bei weiterhin bestehendem Interesse auf einen Link zu klicken. Dadurch werden sie in der Datenbank bestätigt und sie bleiben aktiv im Bestand. Alternativ haben wir einen Link zum automatischen Löschen aller gespeicherten Daten angeboten, im Prinzip reicht es aber auch nichts zu tun. Wer nicht reagiert wird nach einer Schonfrist von 14 Tagen automatisch gelöscht.

Zusätzlich nutzen wir ein Programm, das E-Mails die als automatisierte Antwort auf unsere Anfrage generiert wurden, vom Server abholt und über verschiedene Filter auswertet. So werden E-Mails mit dem Hinweis „Mailbox voll“ anders behandelt als E-Mail mit der Nachricht Mail Delivery failure. Letztere werden ebenfalls aus dem Datenbestand subtrahiert.

Nach ersten Auswertungen haben erwartungsgemäß viele User auf den Abbestellen Link geklickt, sehr viele alte E-Mail Adressen sind nicht mehr existent, aber ein nicht unbeträchtlicher Teil kann sich noch an sein Interesse an unserer Seite erinnern und hat die weitere Zustimmung explizit bestätigt.

Am Ende des Tages hat sich dann der Datenbestand von ehemals 30.000 auf vielleicht nur noch 15 oder 17.000 reduziert, dafür ist dieser aber wieder aktuell und mit größerer an unserem Thema Sicherheit interessiert.

Das erstaunlich bei dieser Aktion war für mich aber, wie aggressiv und oft ausfallend einige Empfänger auf diese, primär im Interesse der User stehende Anfrage, reagiert haben. In unserem Abmeldeformular geben wir optional die Möglichkeit uns Gründe für die Abmeldung zu nennen. Neben einigen netten Kommentaren wie zum Beispiel „Danke, ich bin noch mit einer zweiten E-Mail Adresse registriert!“ oder „Ich habe derzeit kein Interesse mehr an Ihrem Produkt, vielen Dank!“ oder schlichtem „Einfach so“ reicht das Spektrum bis zu „Ich schicke Ihnen meinen Anwalt“ und auch einige Texte deren Inhalte ich an dieser Stelle nicht zitieren möchte. Da Frage ich mich immer, ob diejenigen, die den „Mut“ haben, ihre Beschimpfungen in anonyme Formulare zu tippen, wohl das gleiche sagen würden, wenn sie mir von Angesicht zu Angesicht gegenüber stehen? Oder ist die Belastung der Menschen durch die vielen täglichen E-Mails so hoch? Vermutlich nutzen sie einfach ein Ventil das sich bietet, um angestaute Aggressionen abzubauen. „Denen habe ich es aber nun gezeigt“ – wenn es denn dem allgemeinen Wohlbefinden zuträglich ist…

Zumindest ist unsere Datenbank nun wieder aufgeräumt und alle nichtexistenten und desinteressierten Adressen entfernt und somit das Ziel erreicht.

2 Kommentare

  • Newsletter-Datenbestand aufräumen

    Die Agentur Augenmerk hat ihren Newsletter-Datenbestand aufgeräumt und berichtet in ihrem Blog über die Erfahrungen:

    Im ersten Schritt haben wir alle nicht innerhalb der letzten sechs Monate bestätigen User angeschrieben und sie auf ihr schlum…

  • Wirklich ein schöner Artikel. Man fragt sich echt manchmal, warum Leute auf Autobahnen und über Feedback-Formulare Ihren Frust rauslassen :-)
    Mich würde interessieren, ob die Abonnenten seit 1997 gar nicht angeschrieben worden sind oder ob es regelmäßige Mailings gab. In letzterem Fall wäre ja für Empfänger auch immer Gelegenheit gewesen, ein Opt-Out zu machen bzw. man hätte Bounces automatisch filtern können.

Oliver Wagner von Oliver Wagner

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